Een groot deel van de impact van organisaties op mens, milieu en maatschappij, speelt zich af in de supply chain. Wanneer je als organisatie dus je impact wilt verbeteren, kun je niet om maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) heen. Dit houdt in dat je bij de inkoop van producten, grondstoffen en diensten ook let op de sociale en ecologische effecten van je leveranciers. Bij Empact adviseren we organisaties die worstelen met het realiseren van een meer duurzame vorm van inkopen, zoals onlangs het CIZ. Ons belangrijkste advies? Gewoon beginnen. Hier zijn alvast zes tips om je op weg te helpen.
1. Connect MVI met de MVO-strategie
Juist omdat de keuzes op het gebied van inkoop zo’n groot effect hebben op de totale impact van je organisatie, liggen hier vaak grote kansen voor verbetering van je MVO-prestaties in het algeheel. In sectoren als de commerciële dienstverlening is het voor bedrijven bijvoorbeeld niet eenvoudig binnen de eigen muren (van het klimaatneutrale pand) nog een flinke CO2-reductie te realiseren. Buiten de muren, dus door te kijken naar leveranciers, is dit vaak veel eenvoudiger. Onze eerste tip is dus om MVI te zien als een kansrijk onderdeel van MVO, en de MVI-strategie te koppelen aan MVO-doelen.
2. Zorg voor een brede borging in de organisatie
Goede intenties zijn een begin, maar voor de uitvoering van MVI is het essentieel dat alle neuzen in de organisatie dezelfde kant op wijzen. Wat je nog te vaak ziet is dat het management besluiten neemt en de verantwoordelijkheid voor de uitvoering vervolgens op de schouders van de inkopers komt te liggen. Doordat bepalende tussenschakels als projectmanagers, budgethouders en juristen (oftewel de opdrachtgevers) onvoldoende op de hoogte zijn van het nieuwe beleid, komt dit niet van de vloer en gaat veel potentiële impact verloren. Zorg dus voor een organisatie brede borging van het MVI-beleid en maak het een integraal onderdeel van de bedrijfsvoering.
3. Strategische focus op risicovolle leveranciers
Vaak hebben bedrijven en organisaties honderden, of zelfs duizenden leveranciers waarmee ze zakendoen. Waar begin je dan met MVI? Om zo snel mogelijk je negatieve impact te verminderen, is het een goed idee om de grootste en meest risicovolle aanleverketens onder de loep te nemen, en te kijken wat daar te verbeteren valt op het gebied van milieu en sociale effecten. Welke dit zijn verschild uiteraard per organisatie, net als de risico’s. Bij leveranciers van verpakkingsmaterialen is er bijvoorbeeld vaak veel winst te behalen door plastic te vervangen door biobased materialen, terwijl bij de inkoop van koffie gelet kan worden op het tegengaan van kinderarbeid.
4. Ga het gesprek aan met leveranciers van strategische producten
Bij de inkoop van schoonmaakmiddelen of kantoorartikelen is het vrij eenvoudig te switchen van leverancier. Bij leveranciers van strategische producten, die dus cruciaal zijn voor het bedrijfsproces, is dit veel lastiger of zelfs onmogelijk. Door echter het gesprek aan te gaan met de leverancier en daarin te focussen op samenwerking, blijkt vaak dat er meer mogelijk is dan je denkt. Ook leveranciers zullen immers de noodzaak van maatschappelijke verantwoord ondernemen erkennen, al is het maar voor het imago of de ESG-ratings.
5. Gebruik tools voor maatschappelijk verantwoord inkopen
Om het bedrijven en organisaties eenvoudiger te maken aan de slag te gaan met MVI, zijn er diverse tools ontwikkeld. Zo is er de MVO Risico Checker van MVO-Nederland. Hiermee ontdek je in een handomdraai welke internationale risico’s je loopt met jouw handelsactiviteiten en hoe je deze kunt beperken. Een andere handige tool is de MVI-criteriatool, ontwikkeld door PIANOo. Hiermee kan je uitgebreid omschreven MVI-criteria selecteren voor 45 productgroepen, welke je vervolgens kunt gebruiken in bijvoorbeeld aanbestedingen. Beide tools zijn gratis en voor iedereen vrij te gebruiken, dus maak er gebruik van!
6. Wees ambitieus, maar zet kleine stappen
Alles begint bij ambitie en het stellen van (grote) doelen. Zo ook maatschappelijk verantwoord inkopen. Zet dus stippen op de horizon en maak deze kenbaar aan iedereen in de organisatie, zodat iedereen weet welke kant je op wilt. Maar wees ook realistisch en verwacht niet dat jullie impact van de een op de andere dag drastisch zal verbeteren. Zo voorkom je teleurstellingen. Deel grote doelen dus op in kleine, haalbare subdoelen en profiteer van de motivatie die het halen van ieder doel je weer zal brengen.
Wil je meer weten over hoe ook jouw organisatie succesvol werk kan maken van MVI? Aarzel dan niet om contact op te nemen. Bel naar +31(0)6-45770809 mail ons op info@empact.nu