De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) stimuleert ondernemers en organisaties om Maatschappelijk Verantwoord te Ondernemen (MVO). Zo moeten bedrijven en organisaties die ondernemen in het buitenland en gebruik willen maken van de Internationale Programma’s van de RVO, de OESO-richtlijnen onderschrijven. De RVO heeft momenteel echter onvoldoende zicht op hoe bedrijven daadwerkelijk te werk gaan en hoe effectief het stimuleren van (internationale) MVO in de praktijk is. Daarom wordt in opdracht van het Ministerie van Buitenlandse Zaken nu een monitoring-, evaluatie- en leer- (MEL-) systeem ontwikkeld, waarmee de RVO inzicht krijgt in de MVO-prestaties van ondernemers en de effectiviteit van het eigen beleid.
Met een multidisciplinair team van wetenschappers, IT-specialisten en MVO-deskundigen ondersteunt Empact de RVO bij het ontwerpen van het MEL-systeem. Inmiddels is de eerste fase van het project afgerond en heeft de RVO alle ingrediënten in handen om verder te gaan met het bouwen van de IT-infrastructuur. Voor dit artikel spraken we met Kristine Ocon, MVO-adviseur en projectleider bij de RVO, over hoe het project tot nu toe verlopen is en de ervaringen met Empact.
“Wij zijn heel enthousiast. Ik heb niet vaak projecten meegemaakt die zo soepel in de samenwerking zijn gegaan.”
Stap voor stap
Om goed in kaart te kunnen brengen in hoeverre bedrijven en organisaties maatschappelijk verantwoord te werk gaan, werd het project in stappen opgedeeld en werden op voorhand onderzoeksvragen opgesteld. Belangrijke vragen waren bijvoorbeeld welke subsidies en andere instrumenten in aanmerking komen zijn en hoe het naleven van OESO-richtlijnen kan worden vertaald in KPI’s.
Daarom werd er gekozen voor een trechter-aanpak. “We zijn heel veel informatie van heel veel verschillende programma ’s gaan trechteren. Dus waar gaan ons op focussen? Welke programma ’s zijn dan relevant? Wat moet het MEL-systeem uiteindelijk kunnen gaan beantwoorden? En zo maak je dan keuzes en zo zijn we uitgekomen bij een zelf-assessment aan de hand van een vragenlijst die je aan bedrijven voorlegt om tot antwoorden te komen.”
Door het project op te delen in stappen, was er steeds een tussenresultaat wat diende als basis voor de volgende stap. Dit schiep rust en duidelijkheid. Kristine: “Omdat het project in zeven werkstappen hadden ingericht kwam daar ook steeds een tussenproduct uit. Daardoor hadden we overzicht en konden we tussendoor zeggen oké ja nu is het klaar, of dit of dat moet nog worden aangepast. Dat maakt het richting het einde heel makkelijk, want dan heb je dus al zoveel tussenproducten waar je al goedkeuring op hebt gegeven of waar je allemaal tevreden over bent. Daardoor heb je aan het eind geen verrassingen meer. Dat is eigenlijk best wel prettig.“
“Omdat het project in zeven werkstappen hadden ingericht kwam daar ook steeds een tussenproduct uit. Dat maakt het richting het einde heel makkelijk, want dan heb je dus al zoveel tussenproducten waar je al goedkeuring op hebt gegeven of waar je allemaal tevreden over bent.”
Alle ingrediënten voor een systeem om te monitoren, evalueren en leren
Het resultaat van deze fase van het project is een self-assessment die van tijd tot tijd aan ondernemers kan worden voorgelegd. In de volgende fase zal, in samenwerking met Empact, rond deze vragen een IT-systeem en een dashboard worden ontwikkeld dat ondernemers, de RVO en andere stakeholders in staat stelt te meten, evalueren en leren.
“De bedoeling is dat het bedrijf dat de vragenlijst invult ook direct een rapport krijgt en kan zien wat het heeft ingevuld. Daarbij krijgt het bedrijf alvast wat pointers om mee aan de slag te gaan. Ook krijgt de RVO-projectadviseur de uitslag te zien, zodat die zich kan voorbereiden op het gesprek met de ondernemer. Een tweede is het overkoepelende beeld van alle ondernemers van alle instrumenten bij elkaar, zodat we kunnen uitzoomen en trends en ontwikkelingen kunnen gaan zien.” Op deze manier kan het eigen beleid worden geëvalueerd. “Een derde is dat we het over meerdere jaren straks kunnen gebruiken om ontwikkelingen te kunnen gaan zien en leren. Het bedrijf zelf leert wat het nog beter kan gaan doen en wij leren weer over bottlenecks bij bedrijven. Zo komen we erachter hoe we onze dienstverlening verbeteren zodat de bedrijven makkelijker de volgende stap kunnen maken.”
“Het bedrijf zelf leert wat het nog beter kan gaan doen en wij leren weer over bottlenecks bij bedrijven.”
Expertteam en netwerk van Empact
Empact werkte voor dit project samen met wetenschappers van de Universiteit van Amsterdam en vormde zo het expertteam. “Ik vond het erg fijn dat we met het expertteam erbij de beste mix van deskundigen voor dit project hadden, ook met de IT-specialist erbij. Het is voor mij ook prettig om zekerheid te hebben dat iemand met diepgaande kennis van de OESO en methodologieën meekijkt. Met de goedkeuring van experts op een bepaald onderwerp is het ook makkelijker om anderen hierin mee te nemen.”
Het netwerk van Empact kwam ook van pas toen de RVO niet snel zelf voldoende bedrijven kon vinden om het zelf-assessment te toetsen. “Toen sprong Empact ook bij om daar ook weer even een eigen netwerk voor aan te boren en zo konden we ook weer verder. Dat is heel prettig in de samenwerking.”
Soepel samenwerken
Vanuit Empact hebben we de samenwerking met de twee projectleiders van de RVO als uitermate prettig en professioneel ervaren. Volgens Kristine is dit geheel wederzijds: “Wij zijn allebei heel enthousiast. Ik heb niet vaak projecten meegemaakt die zo soepel in de samenwerking zijn gegaan. We hadden een werkwijze waar we allemaal comfortabel bij waren. We hadden regelmatig overleg en wisten iedere keer wat er dan op de agenda stond om te overleggen en welke actie dan moest plaatsvinden. En natuurlijk ging niet alles zonder horten of stoten. Soms duren dingen wat langer maar ook daar zijn gewoon heel goed uitgekomen. Op het gegeven moment besluit je met elkaar van oké, deze fase duurt nu te lang we hakken nu de knoop door en dan kan je weer verder. Ook de hoge kwaliteit van het werk was fijn en op tussenproducten had ik echt weinig commentaar. Wat ik ook waardeerde was dat Empacts Martin de Jong en Teresa Brose goed kunnen luisteren en op die manier goed onze behoeften konden vertalen in wat we dan moesten doen.”
Kristine Ocon
Dankzij Empact kan RVO nu een volgende stap zetten naar het inzicht verkrijgen in de MVO-prestaties van ondernemers en de effectiviteit van het overheidsbeleid.
