ESG implementeren in je organisatie: in 10 stappen naar blijvende verandering

De integratie van Environment, Social en Governance (ESG) in de bedrijfsvoering zien wij als rode draad binnen de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Door de CSRD te zien als meer dan alleen een verplichting, ontstaat een kans om echte impact te creëren. Hiervoor moet ESG wel tot een integraal onderdeel van de dagelijkse gang van zaken gemaakt worden. Hoe doe je dat? Hoe implementeer je ESG in je organisatie en hoe zorg je dat de verandering blijvend is?

In dit artikel, dat een korte samenvatting is van de handreiking die Empact voor Sdu heeft geschreven, presenteren wij ons wetenschappelijk onderbouwde veranderproces in 10 heldere stappen. Het succesvol uitvoeren van deze stappen zorgt ervoor dat ESG niet alleen onderdeel wordt van de formele organisatieprocessen, maar ook van de cultuur en identiteit van een organisatie. Op die manier wordt denken in termen van impact evident, wat een voorwaarde is voor het creëren van echte impact.

Stappenplan ESG implementatie

Het doorvoeren van blijvende verandering is altijd een uitdaging. Dit geldt des te meer voor organisaties, waar niet alleen mensen moeten veranderen, maar ook processen, systemen en de cultuur. Er bestaat geen concrete handleiding die precies voorschrijft hoe deze transitie vorm te geven. Wel weten we uit onderzoek – zoals Schouten, Rousseau en De Cremer (2018) – en ervaring welke stappen nodig zijn om met succes een organisatie te veranderen. Bij Empact hanteren we daarom het volgende 10-stappenplan:

De 10 stappen voor een succesvolle organisatieverandering
1. Beoordeel de kans of het probleem dat de verandering motiveert.
2. Selecteer en ondersteun een leidende veranderingscoalitie.
3. Formuleer een duidelijke en overtuigende visie van de ESG verandering.
4. Communiceer de visie.
5. Activeer energie voor daadwerkelijke implementatie van veranderingen.
6. Stel anderen in staat om te handelen.
7. Ontwikkel en bevorder kennis en vaardigheden met betrekking tot verandering.
8. Identificeer korte termijn successen en gebruik ze ter versterking van de vooruitgang in de verandering.
9. Monitor en versterk het veranderingsproces in de loop van de tijd.
10. Institutionaliseer verandering in de bedrijfscultuur, -praktijken en managementopvolging.

Stap 1. Motiveer de verandering

Het in kaart brengen van risico’s, kansen en impact met een dubbele materialiteitstoets zorgt voor een longlist met thema’s. Dat biedt een mooi startpunt om de noodzaak voor verandering inzichtelijk te maken en bestuurders en belanghebbenden te motiveren. Niet alle ESG-thema’s, risico’s en kansen zullen meteen worden herkend door (interne) belanghebbenden. Daarom is een gedegen beschrijving van problemen essentieel om toe te voegen. Hiervoor zijn feiten en data nodig, welke vaak uit externe bronnen afkomstig zijn.

Stap 2. Selecteer en ondersteun een leidende veranderingscoalitie

Veranderingen starten soms bij één persoon, maar worden altijd samen gerealiseerd. Zeker bij ESG-veranderingen is het hebben van een groep aanjagers – een coalition of change –  cruciaal. Deze coalitie zorgt ervoor dat er voldoende mensen en middelen worden ingezet om het veranderingstraject vorm te geven. Een belangrijk onderdeel van de samenstelling van de coalitie is de interne geloofwaardigheid. Zorg er daarom voor dat de coalitie bestaat uit voldoende senior leidinggevenden en bij grote organisaties dat ook een directielid (bij voorkeur de CEO) onderdeel wordt van de groep aanjagers.

Stap 3. Formuleer een duidelijke en overtuigende visie van de ESG verandering

Het duidelijk onder woorden brengen wat ESG voor een organisatie betekent wordt steeds meer van strategisch belang voor succes. Een ESG visie en ambitie moet intern overtuigen om zowel de boven- als onderstroom binnen de organisatie te activeren tot een blijvende verandering. De uitdaging bestaat uit een visie opstellen die zowel een doel stelt als ruimte laat voor flexibiliteit en individuele initiatieven. Daarbij is het van groot belang dat de visie niet alleen ambitie toont en haalbaar is, maar ook emotioneel aanspreekt.

Stap 4. Communiceer de visie

Hoe de visie wordt gecommuniceerd is essentieel voor het creëren van aandacht en de steun voor de verandering. In onze ogen zijn met name de volgende zes zaken van groot belang:

  • Toegankelijk van de visie: Zorg dat de verschillende niveaus begrijpen wat de visie inhoudt, inclusief een praktische vertaalslag.
  • Onthouden van de visie: Draag zorg voor herkenning zonder de visie te simplificeren. Een mooi voorbeeld is VodafoneZiggo. Zij gebruiken People Planet Progress voor al hun interne en externe ESG gerelateerde communicatie.
  • Pakken van toekomstige kansen: Bekijk wat de visie gaat brengen en wat de stip op de horizon wordt.
  • Inzetten van multi-channel: Maak gebruik van verschillende communicatiekanalen.
  • Rol veranderingscoalitie: Betrek de veranderingscoalitie bij het uitdragen van de visie. Rolmodellen kunnen hierbij ook goed werken, wanneer zij woorden in daden kunnen omzetten.
  • Informele communicatie: Bijvoorbeeld zichtbare posters of flyers bij de koffiemachine of de kantine, maar denk ook aan het organiseren van werkgroepen of info sessies.

Stap 5. Activeer energie voor daadwerkelijke implementatie van veranderingen

Concrete doelen helpen om duidelijk te maken wat de resultaten van de visie moeten zijn, maar dat brengt opzichzelfstaand nog geen beweging in de organisatie. Het zou immers maar zo kunnen dat zelfs het management van de organisatie mogelijk nog niet klaar is om de verandering te omarmen. Het plannen wat er dan anders moet helpt om de concrete doelen te vertalen naar actieplannen, operationele beslissingen en verantwoordelijkheden. Hiervoor kunnen roadmaps en readiness assessments ingezet worden, afhankelijk van het type organisatie.

Stap 6. Stel anderen in staat om te handelen

Binnen deze stap staan de werknemers centraal om acties te ondernemen die verbonden zijn met de opgestelde ESG visie. Dit zorgt voor meer eigenaarschap en stimuleert de daadwerkelijke verandering. De managers en eventuele project- en werkgroepen zorgen voor coaching en ondersteuning van medewerkers. Er zijn verschillende tactieken in te zetten, zoals een persoonlijk beroep (“ik heb je echt nodig”) of onderhandelingstactieken.

Stap 7. Ontwikkel en bevorder kennis en vaardigheden met betrekking tot verandering

Kennis en vermogen ontwikkelen gerelateerd aan de gewenste verandering zal het begrip van de visie vergroten en de gewenste verandering aandrijven. Mogelijk kunnen trainingen of andere werkvormen worden ingezet. Maar wanneer de huidige werkzaamheden van een medewerker niet direct aan ESG gerelateerd zijn, zal een training niet leiden tot het nemen van eigenaarschap en het daadwerkelijk veranderen van de werkzaamheden. Team workshops kunnen dan een goede optie zijn, maar ook hier is de manager van essentieel belang om ruimte te bieden voor het maken van fouten en hiervan te leren. Ook is hier voldoende tijd voor nodig.

Stap 8. Identificeer korte termijn successen en gebruik ze ter versterking van de vooruitgang in de verandering

Successen zijn onmisbaar bij ESG-veranderingen. Successen vieren helpt, maar het moeten wel echte successen zijn; geen greenwashing. Overwinningen op de korte termijn versterken niet alleen de situatie, maar laten ook zien dat de visie in praktijk kan worden uitgevoerd. Tegelijkertijd helpen overwinningen op de korte termijn om de cynische medewerkers te overtuigen van de haalbaarheid van de verandering.

Stap 9. Monitor en versterk het veranderingsproces in de loop van de tijd

Het is een noodzaak om de aandacht vast te houden om de verandering te managen. Dit betekent enerzijds doorgaan met investeren van middelen in het veranderingsproces om mensen te herinneren aan het urgente karakter van de verandering en behoud deze tempo in beweging. Anderzijds betekent dit een aanhoudende aandacht voor het monitoren en versterken van het veranderingsproces door aanpassingen in de veranderingsplannen aan te brengen.

Figuur 1 – Monitoringsraamwerk ‘Integrated Performance Management’

Stap 10. Institutionaliseer verandering in de bedrijfscultuur, -praktijken en managementopvolging

Door verandering te verbinden aan het toegenomen succes van de organisatie, wordt ESG ook intern steeds meer erkend als een manier om impact te verbeteren. Ook hier geldt weer dat de coalitie van verandering een belangrijke rol speelt bij de communicatie hierover. ESG wordt dan prominent onderdeel van de belangrijkste communicatie met betrekking tot resultaten, en geen bijzaak meer.

In deze laatste stap van de ESG implementatie wordt ESG de organisatienorm. Onderdeel van de formele en informele cultuur van een organisatie. Dit is een proces van jaren; de publicatie van een CSRD-jaarverslag is slechts één van de vele bouwstenen om hier te komen.

Actie en Impact

Meer weten over de 10 stappen naar een blijvende ESG verandering? Kijk dan ook eens op https://www.sdu.nl/shop/jes-knowledge.html voor een verdere verdieping over dit onderwerp. Of wil je meer informatie over hoe wij van Empact jullie kunnen helpen? Neem vandaag nog contact op.

Deel dit artikel

Recente nieuwsberichten

Onze klanten

Nieuwsbrief

Schrijf u in op onze nieuwsbrief en ontvang onze updates. Geen zorgen voor de hoeveelheid, dit wordt beperkt tot 4 keer per jaar.