Ondanks recente ontwikkelingen zoals de Omnibus en het uitstel van verplichte rapportages, blijft externe assurance van duurzaamheidsinformatie een belangrijk onderwerp voor organisaties. Empact consulant Anne Rademaker heeft onlangs de GRI Academy-cursus over externe assurance in duurzaamheidsrapportages afgerond. In dit artikel delen we de belangrijkste praktische inzichten op het gebied van ESG assurance.
Externe assurance: meer dan een toekomstige verplichting
De meeste organisaties zien externe assurance als een toekomstige verplichting onder de CSRD. Maar volgens Anne biedt het meer praktische voordelen:
“Externe assurance verbetert niet alleen de betrouwbaarheid van je rapportage, het helpt ook bij het opsporen van zwakke plekken in je dataverzameling en -verwerking, waardoor de kwaliteit van je ESG-informatie verbetert.”
Organisaties die vroegtijdig met assurance aan de slag gaan, merken drie concrete voordelen:
- Betere interne processen: Je ESG-dataverzameling en controles worden systematischer ingericht
- Verhoogd vertrouwen bij stakeholders: Geverifieerde data ondersteunt je duurzaamheidsclaims met feiten
- Onderbouwde besluitvorming: Betrouwbare ESG-data helpt bij het maken van weloverwogen keuzes
Limited vs. Reasonable risk assurance voor ESG
In de praktijk zorgt het verschil tussen limited en reasonable assurance vaak voor verwarring. Het is belangrijk om dit goed te begrijpen:
Limited assurance wordt vanaf 2025 verplicht voor fase 1 bedrijven onder de CSRD. Dit type assurance is vooral gericht op het identificeren van duidelijke onjuistheden. De accountant formuleert zijn conclusie negatief: “Niets is onder onze aandacht gekomen dat…” Dit vraagt minder werk, maar biedt ook minder zekerheid.
Reasonable assurance daarentegen is vergelijkbaar met financiële audits in diepgang en mogelijk verplicht vanaf 2028. Hier formuleert de accountant zijn conclusie positief: “Naar onze mening geeft de informatie een getrouw beeld…” Dit is arbeidsintensief, maar geeft een hogere mate van zekerheid.
De 5 principes van een degelijk ESG assurance-proces
Een robuust assurance-proces is gebaseerd op vijf fundamentele principes:
- Drie partijen: De rapporterende organisatie, de onafhankelijke assurance-provider, en de gebruikers van de informatie (zoals investeerders, toezichthouders en andere stakeholders)
- Duidelijk onderwerp: Concrete afbakening van wat precies wordt geverifieerd (bijvoorbeeld het duurzaamheidsverslag of specifieke ESG-indicatoren)
- Geschikte criteria: Gebruik van erkende standaarden zoals GRI, ESRS of andere kaders om de informatie aan te toetsen
- Voldoende bewijsmateriaal: Verzamelen van relevante, betrouwbare data om claims te onderbouwen
- Schriftelijke conclusie: Een helder geformuleerd assurance-rapport dat duidelijk maakt wat is onderzocht en met welke mate van zekerheid
Waar organisaties vaak tegenaan lopen
Uit onze ervaring met klanten weten we dat organisaties het meest tegen de volgende drie problemen aan lopen wanneer ze starten met assurance:
De kloof tussen duurzaamheids- en financiële teams
Bij financiële audits zijn processen en controlesystemen al jaren gestandaardiseerd. Bij duurzaamheids-assurance ontbreekt deze ervaring vaak nog. Dit vraagt om nauwe samenwerking tussen duurzaamheids-, financiële en IT-afdelingen om betrouwbare datastromen op te zetten.
De complexiteit van ESRS-assurance
De ESRS-standaarden vereisen rapportage over meer dan 1.000 datapunten uit uiteenlopende bronnen. Anders dan financiële data, is ESG-informatie meestal niet centraal beschikbaar en moeilijker te kwantificeren. Dit maakt zowel de dataverzameling als de assurance complexer.
De juiste assurance-expertise vinden
Het CSRD-kader bepaalt dat de statutaire accountant een oordeel moet geven, maar veel accountants missen nog specifieke duurzaamheidsexpertise. Zoek daarom naar een partner die:
- Inhoudelijke kennis heeft van relevante duurzaamheidsonderwerpen
- Ervaring heeft met assurance-methodologieën
- Je sector kent en begrijpt
Slim voorbereiden op duurzaamheid-assurance
Een succesvolle voorbereiding op ESG assurance begint ongeveer een jaar voordat externe auditors aan de slag gaan. De organisaties die het beste presteren, starten met wat experts een ‘assurance readiness assessment’ noemen: eigenlijk een proefrit waarbij alle processen worden getest alsof er al een echte audit plaatsvindt.
Tijdens zo’n voorbereidingsjaar komen organisaties er vaak achter dat hun ESG-data verspreid zit over verschillende afdelingen en systemen. Het identificeren van databronnen blijkt een van de grootste uitdagingen te zijn, omdat informatie vaak komt van meerdere bronnen verspreid over functionele bedrijfseenheden en delen van de waardeketen. Tegen de tijd dat alle data geconsolideerd wordt, is de oorsprong soms onbekend geworden.
Succesvolle organisaties pakken dit systematisch aan. Ze beginnen met hun dubbele materialiteitsanalyse als kompas: dit bepaalt wat er precies gecontroleerd moet worden. Vervolgens gaan ze letterlijk de route van hun data nalopen: van de eerste meting bij een leverancier tot de uiteindelijke cijfers in het rapport. Ze trainen medewerkers om hen te helpen begrijpen wat het auditproces inhoudt, wat er van hen verwacht wordt, en hoe ze data en processen moeten voorbereiden voor de kritische blik van een onafhankelijke auditor.
Door intern een grondige review van ESG-data en -processen uit te voeren, kunnen organisaties problemen identificeren en oplossen voordat externe auditors erbij komen. Dit verbetert niet alleen de kwaliteit van gerapporteerde informatie, maar maakt het externe assurance-proces ook veel soepeler.
Op tijd beginnen bespaart kosten en moeite
Bij Empact zien we dat organisaties die vroegtijdig beginnen met externe assurance niet alleen beter voorbereid zijn op de CSRD-vereisten, maar ook minder tijd en geld kwijt zijn aan last-minute aanpassingen. Door stapsgewijs te werken aan het verkrijgen en verwerken van betrouwbare ESG-data, wordt het assurance-proces efficiënter en effectiever.
Wil je meer weten over hoe jouw organisatie kan voorbereiden op externe assurance? Neem dan vrijblijvend contact op. Wij kijken graag samen naar een manier om ook jouw ESG assurance proces perfect in te richten.