“Waar beginnen we?” Het is de vraag die we het vaakst horen van organisaties die zich voorbereiden op het Digital Product Passport. En het antwoord is geruststellender dan de meesten verwachten.
Bij de bedrijven die we begeleiden, zien we steeds hetzelfde patroon: na een eerste inventarisatie blijkt 40 tot 60 procent van de benodigde DPP-data al aanwezig binnen de organisatie. Die informatie zit in technische fiches, EPD’s, CE-verklaringen en leverancierscontracten. Het probleem is niet dat de data er niet is, maar dat niemand het totaaloverzicht heeft. De informatie leeft verspreid over afdelingen, systemen en formats die nooit met het DPP in gedachten zijn opgezet.
Dat is het echte werk: bestaande informatie herkennen, structureren en de ontbrekende stukken aanvullen. Niet alles van scratch opbouwen, maar bouwen op wat er al staat.
Start met wat je al hebt
Voordat organisaties nieuwe data gaan opvragen bij leveranciers of externe bureaus inschakelen, loont het om eerst te inventariseren wat er al beschikbaar is. De volgende documenten bevatten vrijwel altijd informatie die direct of indirect mapt op de verplichte DPP-velden:
| Document | Relevante DPP-informatie |
| Technische fiches / datasheets | Materiaalsamenstelling, productspecificaties, afmetingen, gewicht |
| Material Safety Data Sheets (MSDS) | Gevaarlijke stoffen, veiligheidsinformatie, REACH-data |
| Environmental Product Declaration (EPD) | Milieuvoetafdruk, levenscyclusanalyse, CO₂-uitstoot |
| CE-verklaring / Declaration of Conformity | Conformiteit, testresultaten, toegepaste normen |
| REACH-documentatie | Substances of concern, chemische samenstelling |
| Leverancierscontracten en -specificaties | Herkomst materialen, certificeringen |
| Kwaliteitsrapporten | Testresultaten, duurzaamheidsdata, levensduurproeven |
Het gaat erom dat je deze informatie herkent als DPP-relevant en structureert volgens de vereiste standaarden. Veel organisaties zijn verrast hoeveel ze al in huis hebben.
Waar zit die data intern?
DPP-data zit verspreid over afdelingen. Dat is geen fout, zo werken organisaties nu eenmaal. Maar voor het DPP moet het samenkomen tot één gestructureerd geheel.
- Productie / Operations — materiaalspecificaties, bill of materials, productielocaties, energieverbruik, verpakkingssamenstelling
- Inkoop / Procurement — leverancierslijsten, materiaalcertificaten, herkomst grondstoffen, contractuele duurzaamheidseisen
- Kwaliteit / Compliance — testresultaten, CE-markering, REACH-registraties, brandclassificatie
- R&D / Productontwikkeling — repareerbaarheid, verwachte levensduur, demontageinstructies, beschikbaarheid reserveonderdelen
- Duurzaamheid / ESG — EPD’s, LCA’s, carbon footprint berekeningen, recycled content data
De uitdaging is dat deze informatie in verschillende systemen leeft: ERP, PIM, PLM, Excel-bestanden, PDF’s op gedeelde schijven. Geen enkele afdeling heeft het totaalplaatje, en dat is precies wat het DPP vereist. Organisaties die het DPP aangrijpen om hun productdata te centraliseren, merken dat de opbrengst verder reikt dan alleen compliance. Dezelfde datastructuur blijkt bruikbaar voor CSRD-rapportage, leveranciersbeoordelingen en productoptimalisatie.
Data die van leveranciers moet komen
Een deel van de DPP-data is niet intern te genereren. Die informatie moet van leveranciers komen, en het gaat daarbij om datapunten die veel organisaties nog niet structureel opvragen:
- Upstream materiaalsamenstelling — de precieze samenstelling van ingekochte grondstoffen en componenten
- Herkomst van grondstoffen — de oorsprong van materialen, relevant voor due diligence en traceerbaarheid
- Upstream carbon footprint — de CO₂-uitstoot in de keten vóór de eigen productiestap
- Certificaten en verklaringen — FSC-certificering, conflict mineralen, due diligence, recycled content verklaringen
- Gevaarlijke stoffen — SVHC’s in ingekochte materialen, inclusief concentraties
In onze ervaring is dit het meest tijdrovende onderdeel van de DPP-voorbereiding. Niet omdat leveranciers niet willen meewerken, maar omdat ze vaak niet weten wát er precies nodig is. Een concreet verzoek met specifieke datapunten en een helder format levert betere en snellere resultaten op dan een algemeen “we hebben DPP-data nodig.” Hoe organisaties die ketensamenwerking het beste kunnen inrichten, beschrijven we in het artikel over DPP en je supply chain.
Data die berekend moet worden
Sommige DPP-velden zijn niet op te zoeken in bestaande documenten. Ze moeten worden berekend, en dat vraagt om specifieke expertise.
Carbon footprint (Product Carbon Footprint / LCA)
De milieuvoetafdruk over de hele levenscyclus is voor veel producten het moeilijkst in te vullen datapunt. Een volledige levenscyclusanalyse conform ISO 14040/14044 geldt als de gouden standaard, maar voor een eerste inschatting kan ook met sectorgemiddelden worden gewerkt. Voor bouwproducten biedt een EPD volgens EN 15804 een sterk startpunt.
Repareerbaarheid- en recyclebaarheidsscore
De ESPR (EU 2024/1781) vraagt om een beoordeling van hoe repareerbaar en recycleerbaar een product is. Voor batterijen (EU 2023/1542) en bouwproducten (herziene CPR) zijn die eisen al concreet uitgewerkt onder eigen verordeningen. Voor ESPR-productgroepen zoals textiel, staal en aluminium volgen de methodieken via gedelegeerde handelingen, naar verwachting in 2026, met een overgangstermijn van minimaal achttien maanden. Repareerbaarheidsscores worden als horizontale maatregel voorbereid, in eerste instantie gericht op consumentenelektronica.
Van documentatie naar DPP-data: een stappenplan
De weg van losse documenten naar gestructureerde DPP-data hoeft geen monsterproject te zijn. Het volgende stappenplan is morgen te starten.
- Inventariseer. Verzamel alle bestaande productdocumentatie op één centrale plek: technische fiches, certificaten, EPD’s, leveranciersdata. Alles wat relevant zou kunnen zijn.
- Map op DPP-velden. Leg de verzamelde documentatie naast de DPP-velden die voor de betreffende productcategorie gelden. De Empact DPP Tool automatiseert dit proces: upload de documenten en de AI matcht ze op de relevante datapunten.
- Identificeer de gaps. Welke velden zijn niet in te vullen? Categoriseer ze: intern beschikbaar maar nog niet gestructureerd, op te vragen bij leveranciers, of extern te laten berekenen.
- Prioriteer. Niet alle velden zijn even urgent. Er zijn altijd een aantal verplichte ESPR-basisvelden, ongeacht productcategorie. Categorie-specifieke velden volgen zodra de gedelegeerde handeling voor de betreffende productgroep verschijnt. Begin met de basis.
- Betrek leveranciers. Stuur tier 1 leveranciers een concreet verzoek met specifieke datapunten en een helder format. Hoe specifieker de vraag, hoe bruikbaarder het antwoord.
- Centraliseer en structureer. Breng alle data samen in een centraal systeem. Het DPP vereist machine-leesbare, interoperabele informatie. Een verzameling losse PDF’s is een vertrekpunt, geen eindoplossing.
Nu beginnen loont
Organisaties hoeven geen perfect DPP te hebben om te starten. Het begint met inventariseren wat er al is. Het batterijpaspoort, verplicht vanaf 18 februari 2027 onder de EU Batterijverordening (EU 2023/1542), laat zien dat de eerste deadlines dichtbij zijn. De gedelegeerde handelingen voor textiel en staal volgen naar verwachting kort daarna.
De gratis Empact DPP Tool voert stap 1 tot en met 3 automatisch uit: upload bestaande documenten en ontvang direct een gap-analyse die laat zien welke data al beschikbaar is, welke ontbreekt, en bij welke partij die op te halen is. Organisaties die begeleiding willen bij het completeren van hun dataset of het opzetten van een data-verzamelproces richting leveranciers, kunnen contact opnemen met Empact. Wij helpen je graag.